Beste Wil,
Nee, de invertaris- en toegangsnummers zijn niet ‘intern Genlias’. Deze codes, alsmede de overige informatie achter het hoofd ‘algemeen’, zijn afkomstig van het desbetreffende archief en fungeren als bronvermelding bij het op Genlias raadpleegbare extract. Waar het toegangsnummer verwijst naar een bepaalde deelcollectie van het archief, daar verwijst het inventarisnummer naar een bepaald archiefstuk binnen deze collectie.
De voornaamste redenen dat je deze brongegevens niet zomaar over mag nemen zijn (a) omdat het plagiaat is - je doet het voorkomen alsof jij oorspronkelijk archiefonderzoek hebt verricht, terwijl je je in werkelijk op andermans werk baseert, en (b) omdat het als extract een secundaire (i.e. afgeleide) bron betreft, waarbij altijd de kans bestaat dat deze foute informatie bevat, hetgeen bij Genlias redelijk vaak het geval is, die je vervolgens ten onrechte aan de primaire bron toeschrijft.
Een bronvermelding moet antwoord geven op de vraag: waar heb IK, auteur, deze informatie vandaan? De correcte bronvermelding voor gegevens onttrokken aan Genlias is dus ‘Genlias’ zonder meer, of ‘Genlias’ + de gebruikte zoektermen, aangezien deze laatste als zoeksleutel fungeren, en niet de toegang-, inventaris- en/of aktenummers.
Ten slotte: wie het inklopwerk helemaal wil minimaliseren kan rustig óók het aktenummer achterwege laten: aktenummers correleren dusdanig sterk met de datums dat ze eigenlijk net zo ‘overbodig’ zijn als jaartal en plaats - ook zonder aktenummer blijft het kinderlijk eenvoudig om de juiste akte te achterhalen.
Met vriendelijke groet.
